Opatření související s pandemií nového koronaviru významně změnily pracovní trh. Prudký rozvoj home office a vůbec „práce na dálku“ se na první pohled jevil jako ideální koncept pro obě strany – zaměstnance i zaměstnavatele. Přestože pro mnohé zaměstnavatele byla právě tato možnost jedinou odpovědí na otázku, jak v nouzovém stavu nerezignovat na svoje podnikatelské plány, praxe ukázala, že jeho stávající podoba má k ideálu daleko. Pokud se ale poskytne zaměstnancům optimální prostředí pro práci z domova, lze její nevýhody poměrně jednoduše eliminovat.
Situace
Aktuálně se nacházíme v situaci, kdy vláda uvažuje, zda přistoupí k obdobným opatřením jako při vypuknutí pandemie letos na jaře. Je nutné si přiznat, že opatření vlády zaváděná v souvislosti se zamezením šíření koronaviru v mnoha ohledech přesunuly atribut home office z kategorie firemních benefitů do kategorie bezpodmínečná nutnost pro zachování chodu firmy. Přitom podle expertů nelze všechnu vinu házet na covid-19, ale podobný vývoj by zřejmě přišel tak jako tak. Flexibilní pracovní prostory byly velkým tématem i před propuknutím pandemie, virus ale v této záležitosti zapůsobil jako katalyzátor.
Na tento trend už delší dobu reagují i přední výrobci nábytku a dodavatelé nejen kancelářských interiérových řešení. „Odpovědný zaměstnavatel by neměl být lhostejný vůči prostředí, které doma slouží pro vykonávání pracovních činností,“ připomíná Lukáš Chochole, šéf obchodu společnosti PREMIUM DESIGN GROUP, holdingu, do jehož portfolia patří významní výrobci a dodavatelé nejen kancelářských řešení Konsepti a Javorina, „Jistě, existují i kontrolní mechanismy, které umožňují monitorovat efektivitu práce na dálku, nicméně pokud můžete svým zaměstnancům pomoci je lépe motivovat i prostřednictvím kvalitního pracovního prostředí, k oslabení efektivity z tohoto důvodu vůbec nemusí dojít.“
Co ukázala „home office pandemie“
Přesto, nebo právě proto, mnohé společnosti vnímají nastalou situaci spíše negativně. „Vnímání práce z domova se v souvislosti s pandemií změnilo. Home office si vyzkoušely i firmy, které mu dříve příliš nakloněny nebyly, a ty, které tuto možnost zaměstnancům nabízely již dříve, ji značně rozšířily,“ uvedla vedoucí týmu pronájmu kancelářských prostor Cushman & Wakefield Radka Novak pro časopis Estate. Petr Kymlička, partner společnosti Moore Czech Republic, v rozhovoru pro Business World doplňuje: „Z analýzy mezi našimi klienty jsme zjistili, že během března klesla produktivita zaměstnanců zhruba o desetinu. Navzdory očekávání, že si zaměstnanci i v domácím prostředí postupně zvyknou na standardní pracovní režim, efektivita v dubnu nadále klesala, a to v průměru o třetinu oproti běžnému stavu.“
Na rizika spojená s poklesem efektivity práce při home office v oblasti stavebnictví upozornila i Kvartální analýza českého stavebnictví Q2/2020, zpracovaná analytickou společností CEEC Research: „Podle třetiny dotázaných se výkonnost zaměstnanců snížila oproti běžnému standardu (33 %).“ Další třetina zaznamenala, že zaměstnanci pracují dobře, ale nemohou své povinnosti plnit tak, jako při běžném provozu (32 %). Necelá pětina nezaznamenala žádné změny ve výkonnosti zaměstnanců (19 %) a nejmenší části z dotázaných se zavedení home office neosvědčilo vůbec, protože se setkali s nižší výkonností a horší kvalitou odvedené práce (14 %).
Kvalitní domácí pracovní prostředí jako odpověď
„Ztráta sociálního kontaktu, ale i celková změna užívaných zvyklostí jsou přirozenými atributy, které výrazně ovlivňují chování zaměstnanců, kteří byli okolnostmi „odsouzeni“ pracovat na dálku,“ vysvětluje Lukáš Chochole z Premium Design Group. „Od našich klientů naopak víme, že zaměstnanci či spolupracovníci, ať už se jedná o typicky svobodné profese, jako jsou novináři, architekti či grafičtí designéři, kteří jsou na tento způsob výkonu zvyklí, s tímto problém nemají. I proto, že svou domácí kancelář mají takto již dávno „nadesignovanou“.
S tím souhlasí i Michal Vacek, ředitel společnosti CEEC Research, v komentáři k výsledkům analýzy: „Pokud nejsou zaměstnanci na práci z domova zvyklí, může se dočasně snížit jejich výkonnost. Je důležité mít ale celý pracovní proces přizpůsobený takovému pracovnímu stylu, a to například kvalitní digitalizací interních procesů. Digitalizace a kontrola je ale jen jedna strana mince. Tou druhou je rozhodně pracovní prostředí, jehož kvalita nabývá na významu nejen v oblasti interiéru administrativních budov, ale i home office,“ vysvětluje Lukáš Chochole. „Pokud se vám podaří vytvořit domácí pracovní buňku či alespoň zákoutí, lze výhody home office naopak spíše zvýraznit – zaměstnavatel třeba nemusí platit za pracovní místo a zaměstnanec naopak není vystaven obvyklým stresorům a přitom není zcela zbaven svých pracovních návyků.“
Řešení na míru
Navzdory více uvedeným výhradám je jasné, že trend home office či práce na dálku bude pokračovat. Fenomén byl uspíšen expresní digitální transformací během karantény a omezenými možnostmi setkávání a osobního kontaktu. Například podle průzkumu poradenské společnosti CBRE předpokládá nárůst flexibility pracovní doby i prostor a využívání home office 85 procent firem. Dvě třetiny firem proto chystají investice do technického vybavení, které práci na dálku usnadní. „Velká část společností bude i nadále podporovat své zaměstnance v práci z domova, aby zajistily jejich bezpečí, a my se jim snažíme pomoci posunout tento home office trend dále a tím zajistit nejvyšší možnou psychickou pohodu a kvalitní prostor na pracovní výkon,“ vysvětluje Alena Jones, specialistka kancelářských řešení ve společnosti Konsepti. „V Konsepti využíváme znalosti našich klientů, trhu, značek a produktů, které nabízíme. Náš zkušený tým sestavil dva typy setů od prémiových výrobců, které lze upravovat a kombinovat dle vkusu a potřeby.“ Každý set v základu obsahuje stůl a židli pro kvalitní sezení a práci. Součástí setů jsou i designové doplňky, které usnadní práci a doplní domácí kancelář. Oba lze libovolně kombinovat s ergonomickou židlí Wilkhahn AT Mesh, která byla vyvinuta ve spolupráci s německou sportovní univerzitou v Kolíně, a je postavená na unikátní technologii Trimension®. Tato židle aktivně podporuje zdravý pohyb i při sezení a díky tomu pomáhá předcházet problémům, které běžně při sedavém zaměstnaní vznikají, což je ohromný benefit této technologie a židle samotné.
Všechny sety jsou pečlivě vybrané pro to, aby splnily ty nejnáročnější požadavky zaměstnanců. „Navíc nyní s naší pečlivě vybranou nabídkou můžete odměnit své zaměstnance a taktéž efektivně využít cenového zvýhodnění při nákupu setu,“ dodává za Konsepti Alena Jones.
Lepší kancelář, méně home-office?
Ačkoliv pandemie výrazně zvýší využívání home office, neznamená to, že by firmy nepotřebovaly kanceláře. Na dálku nelze dělat všechno. Kancelář má navíc i zajímavý psychologický efekt. Opět citujme analýzu časopisu Estate, který se proměnám kancelářského designu a trendům v tomto segmentu nejen v souvislosti s pandemií intenzivně zabýval. „Náš nedávný průzkum, který zjišťoval zkušenosti s prací z domova u 40 000 respondentů z celého světa, dospěl k závěru, že přestože zaměstnanci dokážou produktivně pracovat i odkudkoli mimo kancelář, osobní interakce v kanceláři je stále z mnoha důvodů zásadní,“ tvrdí Radka Novak z Cushman & Wakefield. Nejde tedy jen o to, že by se lidé na home office „flákali“, ale také o udržování firemní kultury. „Pro zachování firemní kultury, loajality a kontinuity je důležité, aby zaměstnanci docházeli pravidelně do kanceláře, aby se navzájem potkávali a probíhala mezi nimi interakce. Jedině tak mohou firmy inovovat a udržet si své místo na trhu,“ doplňuje Vendula Bláhová z JLL.
Už dnes je ale jisté, že administrativní prostory však budou vypadat jinak. Po počátečních provizorních opatřeních firmy hledají dlouhodobé řešení. „Určitě vidíme budoucnost ve flexibilních kancelářích, které budou zohledňovat jednak větší podíl lidí pracujících z domova, ale také jiný účel docházení do práce,“ předpovídá Lukáš Chochole z Premium Design Group. „Prostory, které jsou nyní určené převážně pro individuální, nebo dokonce soustředěnou práci, budou nahrazeny prostory pro spolupráci a vybavením podporujícím well-being,“ nastiňuje workplace konzultant ve společnosti CBRE Filip Muška. Jinak řečeno, na individuální práci, která vyžaduje soustředění, budou zaměstnanci zůstávat doma. „Kanceláře se stanou místem určeným hlavně pro sdílení informací a zkušeností, kreativní spolupráci, předávání hodnot a kultury. Tomu se bude přizpůsobovat skladba prostor, vnitřní uspořádání,“ vysvětluje Muška. „Uspořádání kanceláří jako takových se i u tradičnějších firem výrazně mění a spěje k tomu, aby zajistilo zaměstnancům pocit komfortu a propojení s ostatními. My firmám pomáháme najít řešení, která podporují motivaci i soustředění zaměstnanců,“ říká Alena Jones z Konsepti.
Ať už tedy přinese pandemická situace jakoukoli obstrukci v oblasti pracovního prostředí, je důležité být připraven. Jeho kvalita se ukazuje jakožto dlouhodobá a efektivní investice s výraznou přidanou hodnotou nejen pro jednotlivé zaměstnance, ale zejména pro zaměstnavatele.
Foto: Archiv
